Unternehmensbeschreibung
Für unseren Standort in Hamburg mit modernen Büroräumen und Blick auf die Elbe suchen wir eine engagierte Assistenz (m/w/d), die unserer Geschäftsführung den Rücken freihält und das Team vor Ort im Tagesgeschäft unterstützt. Du organisierst, koordinierst und gestaltest aktiv mit. Dabei schaffst Du die Rahmenbedingungen dafür, dass sich unsere Kolleginnen und Kollegen auf das konzentrieren können, was wirklich zählt, während Du als vertrauensvolle Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und externen Ansprechpartnern die Fäden zusammenhältst.
Deine Aufgaben
Executive Support & Organisation
- Proaktive Steuerung und Koordination des CEO-Kalenders
- Organisation, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Workshops
- Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen
- Schnittstelle zu Partnergesellschaften, Dienstleistern und externen Ansprechpartnern
Kaufmännische Administration
- Prüfung, Erfassung und Nachverfolgung von Reisekosten und Spesen
- Vorbereitung von Rechnungsfreigaben und Unterstützung bei administrativen Finanzprozessen
- Eigenständige Erstellung und Verwaltung interner Weiterberechnungen zwischen Gesellschaften
- Nachverfolgung offener Forderungen sowie Abstimmung mit Finance und Buchhaltung
- Pflege und Verwaltung vertrags- und abrechnungsrelevanter Unterlagen
Projekt- und Gesellschaftskoordination
- Unterstützung bei bereichsübergreifenden Sonderprojekten wie ESG
- Koordination von Informationen zwischen Holding, Partnergesellschaften und Fachbereichen
- Nachverfolgung von Maßnahmen, Fristen und Beschlüssen der Geschäftsleitung
- Unterstützung bei der Organisation von Management-Meetings, Offsites und Veranstaltungen
Dein Profil
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Office- oder Projektmanagementumfeld
- Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Diskretion und Souveränität im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office 365 und Copilot
- Erfahrung mit Reisekostentools und DATEV von Vorteil
- Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Hohes Maß an Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und Hands-on-Mentalität
Warum wir?
- Eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle in einer dynamisch wachsenden Unternehmensgruppe
- Viel Gestaltungsspielraum und kurze Entscheidungswege
- Direkte Zusammenarbeit mit Management und Fachbereichen
- Moderne Büroräume am Hamburger Hafen
- Attraktive Vergütung inklusive Zusatzleistungen wie Jobticket und Spendit Card
- Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
- Ein kollegiales Team mit einer offenen und wertschätzenden Unternehmenskultur
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