Objetivo del puesto
Brindar soporte administrativo y operativo al área de ventas, asegurando la actualización y el control de presupuestos, inventarios, pedidos, cotizaciones y documentación logística. Contribuir al seguimiento oportuno de los procesos comerciales, la coordinación con producción y facturación, y el cumplimiento de los cierres mensuales.
Principales responsabilidades
Mantener actualizados los archivos de presupuestos de ventas a nivel regional y nacional.
Elaborar remisiones, traspasos, cotizaciones y demás documentos comerciales en el sistema CONTPAQi.
Elaborar órdenes de pedido y coordinar su comunicación con las áreas de Producción y Facturación.
Preparar en Excel cotizaciones, órdenes de pedido, órdenes de compra y cartas porte.
Actualizar y dar seguimiento a los archivos de inventarios, producción y ventas.
Apoyar en la coordinación logística de pedidos, incluyendo la gestión de documentos, citas y programación de entregas.
Dar seguimiento a la programación de pagos, así como solicitar, descargar y organizar facturas de proveedores.
Mantener actualizada la información y dar seguimiento a las actividades registradas en Monday, utilizado como CRM.
Organizar y actualizar los archivos mensuales del área de Marketing.
Mantener la documentación y los registros administrativos al día, asegurando el cumplimiento de los tiempos establecidos para el cierre mensual.
Gestionar el contacto con proveedores de materiales e insumos relacionados con las actividades comerciales.
Apoyar en trámites administrativos y en eventos de marca cuando las necesidades operativas lo requieran.
Requisitos
Licenciatura en Administración, Gestión Empresarial o carrera afín.
Experiencia en actividades administrativas, preferentemente en áreas comerciales, ventas o logística.
Manejo de Microsoft Office, especialmente Excel.
Manejo de herramientas de almacenamiento y gestión documental, como Dropbox.
Conocimientos generales de administración, control de inventarios y costos.
Inglés a nivel intermedio básico o equivalente al nivel requerido para las actividades del puesto.
Organización, atención al detalle, seguimiento de procesos y capacidad para trabajar con fechas de entrega.
Deseable:
Manejo de CONTPAQi y/o AdminPAQ.
Experiencia en elaboración de cotizaciones, órdenes de compra, remisiones y cartas porte.
Plataformas de gestión de tareas
Competencias clave: organización, responsabilidad, comunicación efectiva, análisis de información, seguimiento y trabajo en equipo. *Inglés conversacional.
-Requerimientos- Educación mínima: Educación superior - Licenciatura 1 año de experiencia Idiomas: Inglés Edad: entre 18 y 30 años Conocimientos: Crm, Microsoft excel, Microsoft office Disponibilidad de viajar: Si Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, cambaceo, sales
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