Importante empresa con giro de publicidad se encuentra en búsqueda de JEFATURA ADMINISTRATIVA para ser parte de su equipo de trabajo
OBJETIVO DEL PUESTO Administrar y controlar los procesos financieros y administrativos de la empresa, incluyendo revisión de presupuestos, facturación, cobranza, pago a proveedores, pago de nómina, control presupuestal y correcta comunicación con proveedores para emisión de CFDIS y CDP, asegurando el cumplimiento de las políticas internas y la normatividad fiscal vigente. El puesto funge como enlace estratégico entre las áreas de Contabilidad, Finanzas, Legal y Dirección General, garantizando información oportuna y confiable para la toma de decisiones.
Horario: Lunes a Viernes de 8:30 am a 6:00 pm Sábados: home office de 8:30 am a 2:00 pm
Escolaridad: Administración de empresas o a fin
Sueldo: $16,000 bruto + prestaciones de ley (oportunidad de crecimiento) Lugar de trabajo: El carmen (centro de puebla)
Actividades a realizar:
Administración financiera y control presupuestal:
- Gestionar el control de gastos y verificar que se ejerzan conforme al presupuesto autorizado por la empresa y/o por proyecto.
- Elaborar y consolidar el balance de ingresos y gastos de forma semanal y en el cierre de cada mes.
- Dar seguimiento a las operaciones administrativas (considerando la correcta comunicación con proveedores para emisión de CFDIS y CDP en apoyo con contabilidad) y financieras en curso.
- Administrar el control de caja chica, incluyendo su comprobación y reposición.
Facturación y cobranza:
- Emitir y revisar CFDI de ingresos, egresos y complementos de pago (consultar dudas directo con contabilidad)
- Gestionar la facturación y el cobro de ventas y proyectos conforme a las políticas de pago establecidas.
- Dar seguimiento a los CFDIS y CDP de proveedores, su correcta emisión y pago, así como su correcto trayecto hacia portales de clientes.
Compras y proveedores:
- Gestionar el control de compras y la programación de pagos a proveedores.
- Solicitar cotizaciones y validar condiciones comerciales para la adquisición de bienes y servicios.
- Elaborar el informe de pago a proveedores y mantener actualizada la programación de pagos.
Nómina y personal:
- Gestionar los trámites de nómina y el pago al personal.
- Procesar incidencias, horas extra y permisos para su correcta aplicación en el pago.
- Coordinar la programación de nómina y confirmar la dispersión correspondiente
Gestión de proyectos y recursos:
- Gestionar la asignación de recursos administrativos requeridos para el desarrollo de los proyectos.
- Resolver situaciones imprevistas que afecten al negocio en materia administrativa.
Control interno, sistemas y trámites:
- Gestionar trámites administrativos generales de la empresa ante instancias internas y externas.
- Impulsar la implementación y mejora de sistemas administrativos y herramientas digitales.
- Operar los sistemas Fénix (facturación de ingresos) y MiAdminXML (descarga de reportes de ingresos y gastos).
- Mantener el orden y resguardo de la documentación administrativa de la empresa.
Enlace interdepartamental:
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Fungir como enlace administrativo entre las áreas de Contabilidad, Finanzas y Dirección General.
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Alinear y homologar la información financiera y administrativa entre todas las áreas involucradas.
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Entregar oportunamente la documentación requerida por Contabilidad y Finanzas.
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Apoyar con información solicitada a legal para contratos y citar al personal requerido para firmas, pagos pendientes o cierres.
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Experiencia mínima de 2 años en un puesto de área administrativa.
Conocimientos técnicos
- Conocimientos de contabilidad y administración de negocios.
- Conocimiento de controles administrativos y de procesos operativos.
- Conocimiento en gestión de trámites y regulaciones ante autoridades (deseable).
- Nivel intermedio de inglés (deseable).
Habilidades y actitudes
- Orden y disciplina para el control documental del negocio.
- Habilidad y responsabilidad para el trabajo en equipo.
- Capacidad de resolución de problemas ante situaciones imprevistas.
- Disponibilidad para viajar dentro del país (deseable).
Herramientas y sistemas
- Sistema Fénix (facturación de ingresos).
- Sistema MiAdminXML (descarga de reportes de ingresos y gastos) Manejo de excel indispensable
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-Requerimientos- Educación mínima: Educación superior - Licenciatura 2 años de experiencia Edad: entre 26 y 40 años Conocimientos: Cobranza, Control de presupuestos, Control interno, Estados financieros, Facturación, Microsoft excel, Presupuestos, Administración de equipos, Revisión Palabras clave: lider, jefe, gerente, manager, director, chief, lead, jefatura, regente, publicity, advertising, publicidad
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