AUXILIAR ADMINISTRATIVO Área: Administración y Operaciones Puesto: Auxiliar Administrativo Jornada laboral: De lunes a viernes Experiencia requerida: Mínimo 3 años 1. Perfil requerido
- Escolaridad mínima: Bachillerato concluido; preferentemente carrera técnica o estudios en Administración, Contabilidad trunca o áreas afines.
- Experiencia mínima de 3 años en puestos administrativos.
- Conocimientos generales de administración y control documental.
- Manejo básico de computadora, correo electrónico, hojas de cálculo y procesadores de texto.
- Conocimientos de facturación electrónica CFDI.
- Experiencia en elaboración de notas de crédito y complementos de pago (recibos electrónicos de pago).
- Conocimientos en control de inventarios, entradas, salidas y traspasos de mercancías.
- Experiencia en atención y gestión de clientes.
- Conocimientos básicos de cobranza y seguimiento de cuentas por cobrar.
- Capacidad para organizar información, revisar documentos y dar seguimiento a pendientes. 2. Funciones y responsabilidades A. Facturación y documentación fiscal
- Elaborar y emitir facturas electrónicas conforme a las solicitudes autorizadas.
- Elaborar notas de crédito de acuerdo con las políticas y procedimientos de la empresa.
- Emitir complementos para recepción de pagos (REP) cuando corresponda.
- Verificar que los documentos fiscales contengan la información correcta.
- Dar seguimiento a solicitudes de cancelación, sustitución o corrección de comprobantes, según los procedimientos establecidos.
- Mantener ordenados y disponibles los documentos y registros correspondientes. B. Control de inventarios
- Registrar y verificar las entradas y salidas de mercancías.
- Procesar altas y bajas de productos en el sistema.
- Elaborar y registrar traspasos de mercancías entre almacenes o sucursales.
- Verificar que los movimientos físicos coincidan con los registros del sistema.
- Apoyar en la realización de inventarios físicos y en la identificación de diferencias.
- Reportar oportunamente faltantes, sobrantes, errores de registro y movimientos pendientes de autorización. C. Gestión de clientes y cobranza
- Mantener actualizada la información administrativa y comercial de los clientes.
- Dar seguimiento a saldos pendientes y fechas de vencimiento.
- Enviar estados de cuenta, facturas y documentación solicitada por los clientes.
- Realizar recordatorios de pago por los medios autorizados.
- Registrar compromisos de pago y dar seguimiento a su cumplimiento.
- Reportar oportunamente las cuentas vencidas y los casos que requieran intervención del área responsable.
- Apoyar en la aclaración de diferencias entre los registros de la empresa y los del cliente. D. Apoyo administrativo general
- Capturar y actualizar información en los sistemas de la empresa.
- Integrar, organizar y archivar expedientes y documentación.
- Elaborar reportes administrativos y de seguimiento.
- Atender llamadas, correos y solicitudes relacionadas con sus funciones.
- Coordinarse con las áreas de ventas, almacén, facturación, contabilidad y administración.
- Cumplir con los procedimientos internos y las fechas límite de entrega de información. 3. Competencias y habilidades
- Organización y administración del tiempo.
- Atención al detalle y precisión en la captura de información.
- Responsabilidad y compromiso.
- Facilidad para el manejo de sistemas informáticos.
- Comunicación efectiva y trato cordial con clientes.
- Capacidad de seguimiento y solución de problemas.
- Trabajo en equipo y colaboración entre áreas.
- Discreción y manejo responsable de la información.
- Orientación al servicio y cumplimiento de objetivos. 4. Jornada y condiciones de trabajo
- Jornada laboral de lunes a viernes.
- Horario conforme a las políticas de la empresa.
- Trabajo principalmente administrativo, con coordinación frecuente con ventas, almacén y cobranza.
- Sueldo y prestaciones conforme a las condiciones autorizadas por la empresa .
-Requerimientos- Educación mínima: Educación superior - Licenciatura 3 años de experiencia Conocimientos: Resolución de problemas, Atención a proveedores, Captura de información, Cartera de clientes, Computadora, Cuentas por cobrar, Cuentas por pagar, Elaboración de reportes, Facturación electrónica, Gestión administrativa, Registro de transacciones, Servicio al cliente, Apoyo al cliente, Cobranzas de atención al cliente, Comunicación con el cliente, Gestión de clientes Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, administrative
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