Deine Aufgaben
- Du unterstützt das gesamte Team bei organisatorischen und administrativen Themen und koordinierst Termine, Abstimmungen und weitere teamübergreifende Anliegen.
- Du unterstützt den Einkauf im gesamten Vertragsprozess vom ersten Vertragsentwurf über interne Abstimmungen und Freigaben bis zur Unterzeichnung und strukturierten Ablage.
- Du prüfst Verträge auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Konsistenz und stellst sicher, dass zuvor getroffene kommerzielle und fachliche Vereinbarungen korrekt im Vertrag berücksichtigt wurden.
- Du gleichst Vertragsinhalte mit Angeboten, Verhandlungsergebnissen, Bestellungen, Spezifikationen und weiteren Vereinbarungen ab und identifizierst fehlende oder abweichende Inhalte.
- Du kontrollierst wesentliche Vertragsbestandteile wie Preise, Zahlungs- und Lieferbedingungen, Leistungsumfang, Termine, Gewährleistung, Garantien, Haftung, Vertragslaufzeiten und weitere vereinbarte Konditionen.
- Du behältst Vertragslaufzeiten, Fristen, Meilensteine und vertragliche Verpflichtungen im Blick und informierst die verantwortlichen AnsprechpartnerInnen frühzeitig über Handlungsbedarf.
- Du unterstützt bei Vertragsänderungen und Nachträgen und stellst eine transparente Versionierung sowie vollständige Vertragsdokumentation sicher.
- Du entwickelst gemeinsam mit den beteiligten Fachbereichen Standards, Checklisten und Prozesse für ein effizientes und transparentes Vertragsmanagement weiter.
Dein Profil
- Du verfügst über eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich, idealerweise mit relevanter Weiterbildung.
- Ein kaufmännisches und vertragsbezogenes Grundverständnis sowie Kenntnisse typischer Abläufe rund um Beschaffung, Bestellprozesse und Vertragsmanagement gehören zu Deinem Profil.
- Idealerweise hast Du bereits mit ERP-, DMS- und ECM-Systemen gearbeitet und bist sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen.
- Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Du arbeitest selbstständig, strukturiert, verantwortungsbewusst und proaktiv und behältst auch bei kurzfristigen Anfragen und wechselnden Aufgaben den Überblick.
- Du hast ein ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein und einen Blick fürs Detail und erkennst Unstimmigkeiten oder fehlende Informationen in Dokumenten und Vereinbarungen.
- Teamarbeit und ein offener und verbindlicher Austausch liegen Dir und Du bringst Eigeninitiative sowie Freude an der Koordination unterschiedlicher Themen mit.
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