Verantwortlichkeiten
Bewerbungsfrist 24.04.2026
Die Buchhaltungs- & Verwaltungsassistenz unterstützt die Finanzprozesse, Projektdokumentation und ausgewählte Personalaufgaben bei FCA. In enger Zusammenarbeit mit dem Operations-Team stellt die Rolle sicher, dass finanzielle Abläufe reibungslos und regelkonform funktionieren, Dokumentationspflichten erfüllt werden und interne Prozesse effizient umgesetzt sind. Wesentliche Aufgaben umfassen:
- Durchführung der Vorbuchhaltung, einschließlich Prüfung und Zuordnung von Rechnungen, Vorbereitung für die externe Buchführung sowie Pflege der entsprechenden Finanzunterlagen.
- Mitarbeit an der Erstellung von Finanzberichten, Zahlungsanforderungen und förderrelevanter Dokumente. Unterstützung im Zahlungsverkehr der Organisation.
- Pflege und Strukturierung der Ablage von Finanz-, Vertrags- und Projektdokumenten, um Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.
- Unterstützung administrativer Aufgaben im Personalwesen, z. B. Pflege von Personalakten, Onboarding-Unterlagen, Erfassung von Urlaubs- und Arbeitszeiten sowie Vorbereitung relevanter Dokumente.
- Koordination mit dem Operations- und Projektteam, um fristgerechte Abgaben von Unterlagen, Finanzübersichten und Statusinformationen sicherzustellen.
Erforderliche Qualifikationen | Expertise
- Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in der Buchhaltungsassistenz, Finanzverwaltung, im Office-Management oder vergleichbaren administrativen Tätigkeiten.
- Sehr gutes Verständnis von Vorbuchhaltungsprozessen, finanzieller Dokumentation und administrativen Compliance-Anforderungen.
- Erfahrung in der Arbeit mit projektbezogener Dokumentation oder Fördermitteln ist von Vorteil.
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohe Genauigkeit und Zuverlässigkeit.
- Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel); Erfahrung mit Buchhaltungs- oder ERP-Systemen ist ein Plus.
- Fähigkeit, vertrauliche Informationen professionell und diskret zu behandeln.
- Starke kommunikative Fähigkeiten und die Fähigkeit, effektiv im Team und in einem internationalen Umfeld zu arbeiten.
- Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Verfügbarkeit von 10–20 Stunden pro Woche, mit Bereitschaft für zusätzliche Flexibilität in intensiveren Berichtsphasen.
Vergütung
FCA bietet ein wettbewerbsfähiges Gehalt, das der jeweiligen Berufserfahrung sowie den entsprechenden Zulagen entspricht.
Arbeitsstunden | Mobile Arbeit
Die Position ermöglicht überwiegend Arbeit im Homeoffice und ist auf 10–20 Stunden pro Woche ausgelegt, mit Bereitschaft für zusätzliche Flexibilität in intensiveren Berichtsphasen.
Vertragsdauer | Starttermin
Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet, mit der klaren Absicht einer anschließenden Verlängerung. Der frühestmögliche Starttermin ist so bald wie möglich.
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