Einleitung
Du bist ein Organisationstalent, behältst auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick und arbeitest gerne in einem internationalen und humanitären Umfeld? Du möchtest nicht nur administrativ unterstützen, sondern auch Abläufe mitgestalten, digitale Lösungen nutzen und neue Technologien wie KI sinnvoll einsetzen? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen!
Aufgabengebiet
- Als administrative Kommunikations- und Organisationsdrehscheibe für den Bereich IZ bist Du für eine Reihe organisatorischer Aufgaben zuständig
- Organisation und Koordination von Terminen, Veranstaltungen, Workshops, Trainings und Jour-fixes mit internen und externen Partner:innen.
- Du erstellst von KI-unterstützten Protokollen sowie Präsentationen, Unterlagen und Informationen.
- Mitarbeit bei Leistungs- und Jahresberichten sowie bei Informationsmaterialien und Homepage-Inhalten.
- Du organisierst Termine und Reisen inklusive Reiseabrechnungen und unterstützt du bei Hotelbuchungen.
- Administrative Koordination von Büromaterial, Verpflegungskarten und weiteren Ressourcen.
- Funktion als Zeitbeauftragte:r
- Du koordinierst die Zivildienstleistenden und unterstützt bei der Betreuung von Freiwilligen und Praktikant:innen.
- Betreut die IT-Ausstattung in Besprechungsräumen und behält den Überblick über das im Bereich verwendete IT-Equipment.
- Prüfung und Vorkontierung von Rechnungen
- Koordiniert die administrative Betreuung des externen Standorts
- Unterstützung bei Projektanträgen und Förderansuchen sowie bei der Umsetzung von Klein- und Kurzzeitprojekten (für Abteilung IKK).
- Finanzielle Projektadministration und -kontrolle inklusive Monitoring und Abrechnung (für Abteilung IKK).
- Außerdem trägst Du maßgeblich bei, administrative Prozesse zu analysieren und digital bzw. mit KI zu optimieren
- Entwicklung und Implementierung digitaler Workflows und KI-Lösungen unter Berücksichtigung von Datenschutz und Informationssicherheit.
- Dokumentation und kontinuierliche Weiterentwicklung digitaler Prozesse sowie Unterstützung der Mitarbeiter:innen bei deren Anwendung.
- Förderung eines verantwortungsvollen Einsatzes von KI im administrativen Bereich.
Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Matura
- Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise im Non-Profit-, humanitären oder internationalen Umfeld
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
- Sehr gute Englisch-, und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprachen von Vorteil
- Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Ausgeprägtes Organisations- und Kommunikationstalent
- Interesse am Non-Profit- bzw. humanitären Bereich
- Engagierte Persönlichkeit mit hoher Serviceorientierung, Verantwortungsbewusstsein und Teamgeist
- Führerschein B von Vorteil
Wir bieten
- Langfristige Mitarbeit in einer beständigen Organisation
- Teilzeitbeschäftigung im Ausmaß von 26 Std/Woche, in Gleitzeit, mit Möglichkeit für Home-Office
- Bruttomonatsgehalt von mind. € 2.897,50 (40 Stunden) mit Bereitschaft zur Überzahlung,
- Ausgezeichnete öffentliche Anbindung und zentrale Lage in 1010 Wien
- Nachhaltig unterwegs: gestütztes Öffi-Ticket (monatlicher Zuschuss)
- Genieße eine bezahlte Pause – wir honorieren deine Erholung während der Arbeitszeit
- Der 24.12. und 31.12. sind bei uns bezahlte freie Tage - für mehr Zeit mit den Liebsten!
- Wir fördern aktiv Inklusion – unsere Türen stehen allen Menschen offen
Stundenausmaß (0-40)
26 Stunden
Bundesland (Wien, Niederösterreich, Burgenland ODER International)
Wien
Bezirk (Generalsekretariat, Zwettl, Krems ODER Oberwart)
Generalsekretariat
Tätigkeitsbereich (Medizinische Fachkräfte, Pflege und Betreuung/Soziales, Management Office, Internationale Zusammenarbeit, Lehre/FSJ/Zivildienst/Praktika ODER Sonstige Tätigkeitsbereiche)
Management & Office
Intranet ohne ÖRK Jobseite
Ja
Kontakt
Österreichischen Rotes Kreuz, Generalsekretariat Wiedner Hauptstraße 32 1040 Wien
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