Operations Specialist (m/w/d) – Zertifizierungsstelle für Managementsysteme
Über uns
Die Proks Certification GmbH ist eine akkreditierte Zertifizierungsstelle für Managementsysteme und Teil der TIC-Branche (Testing, Inspection, Certification). Wir auditieren und zertifizieren Unternehmen nach internationalen Standards wie ISO 9001 und ISO/IEC 27001 und schaffen damit Vertrauen für Kunden, Behörden und Geschäftspartner.
Unser Operations Team bildet die Schnittstelle zwischen Auditoren, Zertifizierungsentscheidern und Kunden: Hier werden Audits geplant, vorbereitet, nachbereitet und bis zur Zertifizierungsentscheidung begleitet. Zur Verstärkung unseres operativen Teams suchen wir Sie in Vollzeit – 100% Remote innerhalb Deutschlands, bevorzugt in NRW.
Ihre Aufgaben
Du steuerst operative Auditprozesse und stehst in direktem, kontinuierlichem Kontakt mit unseren Kunden und externen Auditoren:
- Auditplanung & Terminierung: Du koordinierst die Einsatz- und Terminplanung für Erst-, Überwachungs- und Rezertifizierungsaudits nach ISO 9001 und ISO/IEC 27001 unter Berücksichtigung von Qualifikationen, Freigaben und Vorgaben.
- Auditvorbereitung: Du prüfst Auftragsdaten, stellst alle erforderlichen Auditdokumente, Regelwerke und Kundenakten zusammen und stellst diese Auditoren sowie Kunden rechtzeitig zur Verfügung.
- Auditnachbereitung: Du forderst Auditberichte, Abweichungsdokumentationen und Korrekturmaßnahmenpläne von Auditoren und Kunden an und prüfst diese auf Vollständigkeit und formale Richtigkeit.
- Vorbereitung von Zertifizierungsentscheidungen: Du bereitest die vollständige Zertifizierungsakte systematisch für die unabhängige Zertifizierungsentscheidung vor und überwachen den Status bis zur Freigabe.
- Kunden- & Auditorenmanagement: Du bist im Tagesgeschäft der zentrale Ansprechpartner für externe Auditoren und Kunden bei organisatorischen, prozessualen und administrativen Fragen.
- Daten- & Systempflege: Du hältst Kunden-, Audit- und Zertifikatsdaten in unserem Zertifizierungssystem aktuell und überwachst Überwachungszyklen sowie Zertifikatslaufzeiten.
- Qualitätsmanagement & Akkreditierung: Du arbeitest strikt nach den Vorgaben unseres Managementsystems (ISO/IEC 17021-1) und unterstützt bei Akkreditierungsbegutachtungen.
Ihr Profil
Was Sie mitbringen:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Industriekaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation
- Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im operativen Projektmanagement, in der Audit- oder Ressourcenplanung, Auftragsabwicklung oder im Kundenservice
- Kommunikationsstärke, Verhandlungssicherheit und Serviceorientierung im direkten Umgang mit Kunden und externen Dienstleistern/Auditoren
- Sowie sicherer Umgang mit Google Workspace sowie digitalen Dokumenten- und Datenbanksystemen
- Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1) und gute Englischkenntnisse (mindestens B2) in Wort und Schrift
- Präzise, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsbewusstsein
Von Vorteil, aber kein Muss:
- Bevorzugter Wohnsitz in NRW
- Erfahrung in einer Zertifizierungsstelle, der TIC-Branche oder im Qualitätsmanagement
- Kenntnisse der Normen ISO 9001 und/oder ISO/IEC 27006-1 sowie des Zertifizierungsprozesses (Stufe 1/Stufe 2, Überwachung, Rezertifizierung)
- Grundkenntnisse der Akkreditierungsanforderungen nach ISO/IEC 17021-1 / ISO/IEC 27006-1
Was wir bieten
- Unbefristete Festanstellung in einem krisensicheren, wachsenden Markt
- Gründliche Einarbeitung in Zertifizierungsprozesse, Normen und Systeme
- 40-Stunden-Woche & 100% Remote-Arbeit
- 30 Tage bezahlter Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
- Der 24.12., 31.12. sowie dein eigener Geburtstag sind zusätzlich bezahlte freie Tage
- Professionelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten (z. B. Schulungen zu Normen)
- Flache Hierarchien in einem engagierten, kollegialen Team
- Vollständig vom Arbeitgeber übernommenes Deutschlandticket (ÖPNV)
- Modernes IT-Equipment: Apple MacBook Air für deinen Arbeitsalltag
Eckdaten
Standort - 100% Remote, bevorzugt in NRW
Arbeitszeit - Vollzeit, 40 Std./Woche
Vertragsart - Unbefristet
Startdatum - Ab sofort / zum frühestmöglichen Zeitpunkt
Berichtslinie - Operations Manager
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