Deine Mission
Rechte Hand des CEO: Sie übernehmen die komplette organisatorische Verantwortung für sein Tagesgeschäft und schaffen als verlässliche Anlaufstelle am Hauptsitz Struktur – auch wenn der CEO unterwegs ist. Dabei bauen Sie das neu geschaffene CEO Office aktiv mit auf.
Deine Aufgaben
- Kalender- und Terminmanagement inkl. aktiver Priorisierung und Schutz von Fokuszeiten
- Aufsetzen und Nachhalten der regelmäßigen Jour fixes mit den Direct Reports des CEO
- Vorbereitung von Terminen und Meetings: Agenda, Unterlagen, Kurzbriefing
- Logistische Vor- und Nachbereitung von Board- und Gesellschafterterminen
- Komplette Reiseplanung und -organisation inkl. Reisekostenabrechnung
- Koordination von Standortbesuchen, externen Terminen und Besuchern am Hauptsitz
- Zentrales Nachhalten von To-dos, Entscheidungen und Wiedervorlagen für den CEO
- Verantwortung für zentrale organisatorische Themen am Hauptsitz (u. a. Onboarding neuer Kolleg:innen, Management-Meetings, Firmenveranstaltungen, Office Management)
Das bringst Du mit
- Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant / Geschäftsführungsassistenz, idealerweise in einem dynamischen Mittelstands- oder PE-Umfeld
- Nachweislich proaktive, selbstständige Arbeitsweise – Sie antizipieren Bedarf, statt auf Anweisungen zu warten
- Souveräner Umgang mit Geschäftsführern, Investoren, Beratern und Führungskräften
- Durchsetzungsstärke beim Nachhalten von Terminen, Themen und Zusagen – auch auf Managementebene
- Hands-on-Mentalität und Freude daran, Strukturen und Prozesse eigenständig aufzubauen
- Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und ausgeprägte digitale Affinität
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
- Niederländischkenntnisse von Vorteil
Warum wir?
- Verantwortung ab Tag eins und direkte Zusammenarbeit mit dem CEO
- Die Möglichkeit, das neu geschaffene CEO Office von Grund auf mitzugestalten
- Kurze Wege und schnelle Entscheidungen in einer stark wachsenden Unternehmensgruppe
- Sicherer Arbeitsplatz in einem gesunden, wachsenden Unternehmen
- 30 Tage Urlaub & Urlaubsgeld
- Moderne Arbeitsmittel & klare Einarbeitung
- Flexible Arbeitszeitgestaltung
Kontaktinformationen
Bei Fragen hilft Dir gerne Katharina unter der +49 152 51544077 bzw. bewerbung@koopwasserbau.de weiter!
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