Finance & Operations Manager

About Wrk

Wrk () is a Canadian automation platform that blends human expertise with cutting‑edge technology to help organizations scale their operations efficiently. Our mission is to simplify work through automation, empowering teams to focus on strategic, high‑value tasks while Wrk handles the repetitive ones. We collaborate with clients across industries to design workflows that are secure, compliant, and easy to adopt.

Role Summary

The Finance & Operations Manager owns day‑to‑day financial administration (payroll, AP/AR, bookkeeping support) while ensuring the office and internal systems run smoothly. This person keeps the company organized, compliant, and operational, especially valuable in a small team environment where responsibilities span multiple domains.

This position is full-time and primarily remote (work‑from‑home). However, because certain administrative tasks require local presence, we are seeking a candidate based in Montréal who can handle occasional in‑person office tasks based on operational needs.

Core Responsibilities

1. Finance & Accounting Administration (Primary Scope)

• Process twice monthly payroll (validate changes, coordinate with payroll provider).
• Manage Accounts Payable: vendor invoices, approvals, payment scheduling.
• Manage Accounts Receivable: issue invoices, track payments, follow up on overdue accounts.
• Maintain accurate financial records in your accounting system (QuickBooks).
• Reconcile bank accounts, credit cards, and SaaS subscription charges.
• Prepare monthly financial summaries for leadership (cash position, burn, outstanding AR/AP).
• Support external accountants with year‑end documentation.

2. Office & Administrative Operations (Secondary Scope)

• Manage SaaS subscriptions: renewals, seat assignments, cost optimization, vendor coordination.
• Track and match receipts, expense reports, and reimbursements.
• Maintain internal documentation: policies, onboarding checklists, vendor lists.
• Coordinate office logistics: supplies, mail, equipment, small facilities tasks.
• Assist with employee onboarding/offboarding (accounts, access, paperwork).
• Support leadership with light project coordination (e.g., scheduling, follow‑ups, internal reminders).

Ideal Candidate Profile

• 5 years experience in finance administration, bookkeeping, or office operations.
• Comfortable with accounting tools (QuickBooks, FloatCard) and spreadsheets.
• Comfortable navigating multiple SaaS tools to manage billing information
• Highly organized, detail‑oriented, and proactive.
• Strong communicator who can follow up with vendors, employees, and clients.
• Thrives in a small, fast‑moving company where responsibilities evolve.
• Bonus: experience managing HRIS systems, or light procurement.

Benefits of Working at Wrk

At Wrk, we believe great work happens when people have the freedom and support to thrive. Team members enjoy:

• Unlimited PTO: take the time you need to rest, recharge, and stay inspired.
• Dynamic working environment: collaborate with a fast‑moving, innovative team shaping the future of automation.
• Health insurance fully covered by the company: because your well‑being matters.
• Flexible scheduling: design your own workday and balance life on your terms.
• Continuous learning opportunities: grow your skills and move toward more strategic responsibilities.
• Global exposure: work with clients and partners across international markets, gaining diverse experience and perspective.

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Responsable Finances et Opérations

À propos de Wrk

Wrk (wrk.com) est une plateforme canadienne d’automatisation qui combine l’expertise humaine et la technologie de pointe pour aider les organisations à faire évoluer leurs opérations efficacement.

Notre mission est de simplifier le travail grâce à l’automatisation, en permettant aux équipes de se concentrer sur les tâches stratégiques à forte valeur ajoutée pendant que Wrk s’occupe des tâches répétitives.

Nous collaborons avec des clients de divers secteurs pour concevoir des flux de travail sécurisés, conformes et faciles à adopter.

Résumé du poste

Le Responsable Finances et Opérations est chargé de l’administration financière quotidienne (paie, comptes fournisseurs et clients, tenue de livres) tout en veillant au bon fonctionnement du bureau et des systèmes internes. Cette personne assure l’organisation, la conformité et la fluidité des opérations de l’entreprise — un rôle essentiel dans une petite équipe où les responsabilités couvrent plusieurs domaines.

Ce poste est à temps plein et principalement en télétravail. Cependant, certaines tâches administratives nécessitant une présence locale, nous recherchons un(e) candidat(e) basé(e) à Montréal capable d’effectuer des tâches ponctuelles en personne selon les besoins opérationnels.

Responsabilités principales

1. Administration financière et comptable (Portée principale)

• Traiter la paie deux fois par mois (valider les changements, coordonner avec le fournisseur de paie).
• Gérer les comptes fournisseurs : factures, approbations, planification des paiements.
• Gérer les comptes clients : émission des factures, suivi des paiements, relance des comptes en retard.
• Maintenir des dossiers financiers précis dans le système comptable (QuickBooks).
• Effectuer les rapprochements bancaires, cartes de crédit et abonnements SaaS.
• Préparer des résumés financiers mensuels pour la direction (trésorerie, dépenses, comptes à recevoir/payer).
• Soutenir les comptables externes pour la documentation de fin d’exercice.

2. Opérations administratives et de bureau (Portée secondaire)

• Gérer les abonnements SaaS : renouvellements, attribution des accès, optimisation des coûts, coordination avec les fournisseurs.
• Suivre et rapprocher les reçus, notes de frais et remboursements.
• Maintenir la documentation interne : politiques, listes de fournisseurs, checklists d’intégration.
• Coordonner la logistique du bureau : fournitures, courrier, équipement, petites tâches de maintenance.
• Assister à l’intégration et au départ des employés (comptes, accès, documents).
• Soutenir la direction dans la coordination de projets légers (planification, suivis, rappels internes).

Profil du candidat idéal

• 5 ans d’expérience en administration financière, tenue de livres ou opérations de bureau.
• À l’aise avec les outils comptables (QuickBooks, FloatCard) et les tableurs.
• À l’aise pour naviguer entre plusieurs outils SaaS afin de gérer la facturation.
• Hautement organisé, attentif aux détails et proactif.
• Excellent communicateur capable de faire le suivi avec les fournisseurs, employés et clients.
• Épanoui dans une entreprise petite et dynamique où les responsabilités évoluent rapidement.
• Atout : expérience dans la gestion des systèmes RH (HRIS) ou des achats légers.

Avantages de travailler chez Wrk

Chez Wrk, nous croyons que le travail exceptionnel se produit lorsque les gens ont la liberté et le soutien nécessaires pour s’épanouir. Les membres de l’équipe bénéficient de :

• Congés illimités (PTO) : prenez le temps nécessaire pour vous reposer, vous ressourcer et rester inspiré.
• Environnement de travail dynamique : collaborez avec une équipe innovante et rapide qui façonne l’avenir de l’automatisation.
• Assurance santé entièrement prise en charge par l’entreprise, car votre bien-être compte.
• Horaire flexible : concevez votre propre journée de travail et équilibrez vie professionnelle et personnelle selon vos conditions.
• Opportunités d’apprentissage continu : développez vos compétences et évoluez vers des responsabilités plus stratégiques.
• Ouverture internationale : travaillez avec des clients et partenaires sur des marchés mondiaux, acquérant une expérience et une perspective diversifiées.

Pay: $70,000.00-$80,000.00 per year

Benefits:

• Casual dress
• Flexible schedule
• Paid time off
• Work from home

Language:

• English (required)

Location:

• Montréal, QC (required)

Work Location: Hybrid remote in Montréal, QC