Objetivo general del puesto Brindar soporte operativo y administrativo a la Coordinación Administrativa mediante la ejecución, registro, control y seguimiento de los procesos asignados, asegurando la correcta integración, actualización y disponibilidad de la información administrativa y financiera. El puesto participa en actividades de captura, validación, conciliación, análisis básico y elaboración de reportes, así como en el control documental y seguimiento de procesos administrativos. Su función contribuye a mantener información oportuna, confiable y ordenada que facilite la supervisión de las operaciones, el cumplimiento de los controles internos y la toma de decisiones por parte de los niveles de coordinación y gerencia. Todas las actividades deberán realizarse conforme a los procedimientos, lineamientos, controles internos y criterios establecidos por la Coordinación Administrativa y la Gerencia de Administración.
Responsabilidades principales A. Registro y control de información Capturar, registrar y actualizar información administrativa y financiera en los sistemas y archivos establecidos. Validar que la información capturada sea completa y consistente. Identificar y reportar diferencias o información incompleta a la Coordinación Administrativa.
B. Conciliaciones y análisis de información Capturar y apoyar en la elaboración de conciliaciones bancarias. Clasificar movimientos por fecha, empresa, proyecto, área, centro de costo y tipo de gasto, según corresponda. Descargar y realizar el cruce de archivos XML recibidos y emitidos. Apoyar en la integración y análisis de información relacionada con nómina, impuestos, gastos, ingresos y activo fijo. C. Facturación y cuentas por cobrar Elaborar y dar seguimiento al proceso de facturación conforme a los procedimientos establecidos. Mantener actualizado el control de cuentas por cobrar. Dar seguimiento a facturas pendientes de cobro y reportar su estatus a la Coordinación Administrativa. D. Gestión documental Organizar y mantener actualizado el archivo físico y digital del área. Administrar la documentación relacionada con contratos, facturas, comprobantes y demás información administrativa. Mantener actualizados los archivos digitales en las plataformas autorizadas por la empresa. Recepción de solicitudes de pago a proveedor E. Integración de información y reportes Descargar e integrar periódicamente información administrativa y fiscal. Preparar información y documentación requerida por la Coordinación Administrativa o por proveedores externos autorizados. Elaborar y actualizar reportes y bases de datos del área. F. Control de recursos y medios de pago Apoyar en el control administrativo de tarjetas corporativas, pasarelas de pago y otros medios de pago. Llevar el control y comprobación de los movimientos de caja chica. Mantener actualizada la documentación y registros relacionados con dichos recursos. G. Seguimiento administrativo Dar seguimiento a las solicitudes y actividades administrativas asignadas. Mantener actualizado el estatus de los pendientes. Informar oportunamente a la Coordinación Administrativa sobre avances, retrasos o situaciones que requieran atención.
H. Control de licencias y suscripciones Mantener actualizado el control de licencias, suscripciones y servicios contratados por la empresa. Dar seguimiento a fechas de vencimiento, renovaciones y cargos recurrentes. I. Documentación de procesos Apoyar en la elaboración y actualización de manuales, procedimientos y formatos del área. Mantener actualizada la documentación relacionada con los procesos bajo su responsabilidad. -Requerimientos- Educación mínima: Educación superior - Licenciatura 1 año de experiencia Idiomas: Español Edad: entre 23 y 97 años Conocimientos: Capacidad de análisis, Enfoque a resultados, Microsoft excel, Seguimiento de procesos, Coordinación, Administración financiera Palabras clave: analyst, administrative
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